Rapport schrijven Lastig? Zo maak je een vliegende start met je concept.

Zo maak je een vliegende start met je verslag

De wereld draait om websites, youtubes en vlogs. We communiceren erop los, en het schrijven of samenstellen van een ’gewoon’ degelijk verslag of rapport lijkt wel een vergeten ambacht. Dat vind ik niet terecht, want de meeste van ons schrijven wel eens een jaarverslag, scriptie, projectrapport, plan van aanpak, of een subsidieverantwoording. Of we dragen er ons steentje aan bij. De basis is vaak vergelijkbaar, en – zoals bij zo veel zaken het geval is – blijkt voor veel mensen het maken van een vliegende start de eerste en tevens lastigste horde.

Concept versus conceptverslag of rapport

Een concept is een idee, plan, of ontwerp. Maar, als een opdrachtgever mij vraagt om een conceptverslag aan te leveren, verwacht hij wel wat meer dan een ruwe opzet van hoe het in kleur en vorm kan gaan worden. Een conceptverslag is mijns inziens: een zo compleet mogelijke eerste ruwe nulversie van het eindproduct, waarin tenminste zijn opgenomen:

  1. Voorblad
  2. Inhoudsopgave
  3. Ruwe inhoud in woord, zo compleet mogelijk!
  4. Ruwe inhoud in beeld, zo compleet mogelijk!
  5. Idee van kleur en vorm

ad 1 Voorblad

Plaats de gegevens in woorden die ook op het definitieve verslag komen, en zet er schreeuwerig en overduidelijk het woord ‘concept’ op. Hiermee kun je alles pareren met ‘ja goed punt, neem ik mee, het is ook nog maar een concept he…’ Vermeld voor wie de nulversie bedoeld is en wanneer het op de agenda staat.

ad 2 Inhoudsopgave

Maak de inhoudsopgave zo vroeg mogelijk zo compleet mogelijk en laat dit door je opdrachtgever en eventuele projectleden controleren en aanvullen. Wat niet (meer) van toepassing is kun je alvast verwijderen. Alle betrokkenen hebben nu een beeld van wat er in het verslag zal worden opgenomen. Als er meerdere personen aan een verslag werken spreek je natuurlijk duidelijk af wie wat wanneer bij de redactie aanlevert.

ad 3 Ruwe inhoud in woord, zo compleet mogelijk!

Alles wat beschikbaar is plemp je er nu in. Ja, dus ook als het nog niet geredigeerd is, niet compleet is, nog moet worden beoordeeld door Piet, de grafieken nog van Janny komen en het tekstje vol taalfouten staat. Het doel is nu: zo compleet mogelijk!

Tip vervolg ad 2 Inhoudsopgave

Maak de onderdelen die ontbreken grijs en zet erachter [volgt, datum, persoon].
Iedereen die het concept openslaat ziet nu in een oogopslag wat de stand van zaken is.

ad 4 Ruwe inhoud in beeld, zo compleet mogelijk!

Plak de beschikbare plaatjes in je rapport bij de praatjes. Ook die beelden mogen nu nog ruw en onbewerkt zijn. Je kunt ze later aanpassen of zelfs vervangen. Grafieken, tabellen en infographics ga je misschien later nog (laten) maken. Als je wel weet waar ze komen, geef dat dan alvast aan in de tekst. een groot kruis met een [titel] volstaat.

ad 5 Idee van kleur en vorm

Inhoud gaat voor vorm. Tenminste dat vind ik als techneut en tekstschrijver. De vormgever zegt terecht: Het oog wil ook wat. Als je rapport er gelikt uit ziet krijgt de lezer meteen de indruk dat de inhoud ook wel zal deugen. Dus, heb je nu al een idee van de kleuren en vormen die je toe wilt passen, maak dan enkele pagina’s alvast op in een stijlvoorbeeld (of laat dit doen door je vormgever.

Verder lezen

Taaluilen, de vrolijkste taalexperts van Nederland helpen je verder met deze artikelen:

Over de opbouw
20 Tips voor een wetenschappelijke schrijfstijl

Auteur: Ilse de Vries